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・工事打合せ簿の書類作成について
打合せ簿・提出・協議・承諾書類の作成について
打合せ簿には必ず適用条文を記載してください。土木工事共通仕様書 第１編１−１−４に基づき、特記仕様書第○条により等を記載します。
提出書類について
書類の簡素化により提出する書類と提示でよい書類がありますので注意してください。
提示は打合せ簿を付けないだけで提出と変わりません。
協議・承諾関係書類
・協議とは、書面により発注者と請負者が対等の立場で合議し、結論を得ることをいう。（土木工事共通仕様書第１編総則）協議資料の作成は現場代理人のセンスが問われると思います。
初めに協議の内容を書きましょう。どうして変更するのか、またどのように施工したいのかを解りやすく書いてください。例としまして、構造物を造るにあたり埋設物が支障になり計画の位置に設置出来ないので埋設物を移設したいので協議します。または、移設しないで構造物の位置を変更する等現場によって色々あると思います。現場を担当している人は解っていますが、後から現場を何も知らない人が見ても解るように協議内容をまとめれば良いと思います。
添付資料としては、図面・写真・各基準書のコピー・金額がどの程度変わるか（増減）するのか等を添付すれば良いと思います。（大きく変わらなければ金額は必要ないとおもいます）
また最初から資料をそろえて協議しても良いとは思いますが、大体の案が出来たら一度発注者に相談した方が書類の手戻りが少ないと思います。
・承諾とは、発注者と請負者が書面により同意することをいう。（土木工事共通仕様書第１編総則）
書類の作成方法は協議書類と同じですので参考に作成してください承諾での事項は契約変更の対象にはなりませんので注意してください。
材料確認について
土木工事共通仕様書第２編材料編では「設計図書において事前に監督職員の検査（確認を含む）を受ける者と指示された材料の使用にあたっては、その外観及び品質証明書等を照合して確認した資料を事前に監督職員に提出し、確認を受けなければならない」と規定されていますので、特記仕様書・監督職員に確認を指定された材料については所定の様式により作成します。また指定材料の品質確認一覧表が共通仕様書・マニュアルに記載されていますので確認してください。
特記仕様書等を確認し施工計画書打合せ時等で対象材料を決定しておくことが大事です。材料確認願いの様式は国総建のホームページにあります。また材料確認に監督職員等が臨場した場合については、写真を添付する必要はありません。（書類の簡素化により写真を撮らなくてよいと言うものではありませんので写真管理基準に則って撮影はしてください。）
材料確認時の寸法・本数の確認等は資料で残さなければなりませんので、材料の図面等は材料確認時に必ず用意してください。（材料確認願いは事前に請負業者が外観・品質証明書（ミルシート等）で照合して確認した資料を添付して提出し、その資料に基づいて確認を行います）設計図書に材料確認の必要性が記載されているもの以外は、事前に監督職員の確認を受ける必要はありません（請負者の発議により、材料確認を求められた場合はこの限りではありません）
段階確認について
段階確認は工事目的物が契約の内容に適合して施工が行われているか工事途中において確認を行うものです。土木工事共通仕様書・マニュアル（特記仕様書に別途記載された施工段階）に段階確認一覧表がありますので該当する工種において段階確認を受けてください。（確認頻度も記載されています）
実施方法は段階確認書に種別・細別・確認時期項目・確認の予定時期を記載して監督職員に報告（事前に）します。
段階確認に添付する資料は出来形管理表等です。事前に請負業者で出来形を確認した資料に基づき段階確認が行われます（出来形管理表に監督職員等が手書きで実測値を記入します）ので、事前に出来形を確認し管理表を作成します。（段階確認はリアルタイムで確認はほとんどありません）また段階確認を行った箇所の写真撮影は省略できますが、証拠として撮影しているのが現状です。（請負者としても証拠写真は残しておくべきだと思います）ただ段階確認書には添付する必要はありません。段階確認が完了しないと次の施工ができませんので早めに打合せを行い段階確認日を決定しましょう。やむを得ず臨場確認ができない場合は机上による確認になりますが、机上確認は写真等も添付しなければならないので（寸法等が解るように撮影する）書類が多くなってしまいます。
確認・立会願について
立会いとは、特に基準を定めず段階確認を補充するもので、契約書第１４条の規定による監督職員の立会いを行うものです。確認・立会願は材料確認・段階確認以外で確認・立会が必要な場合におこないます。設計図書等（共通仕様書・特記仕様書等）において監督職員の立会の上施工するもの等においては確認・立会願が必要です。土木工事共通仕様書、特記仕様書等を確認して立会を受けてください。マニュアルのP６０〜項目が抜粋されていますのでそちらも確認してください。
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